Коллективные закупки

Предполагается, что в этом понятии заключен процесс, когда несколько компаний  вместе участвуют в тендере, или присоединяются к закупочному пулу, объединяют все закупаемые товары с целью получения более выгодных коммерческих предложений от поставщиков.

Компании, которые участвуют в этой сделке могут сами объединиться и создать объединение или найти третью сторону - огранизатора групповых закупок. 

Зачем это нужно? 

Каждая фирма для более быстрой и качественной работы хочет, чтобы закупки оборудования и товаров для ее деятельности проходили быстро и качественно, но чаще всего в этом деле возникает множество проблем, с которыми сталкиваются фирмы именно на уровне закупок.  

Например, крупные компании отдают предпочтение более крупным покупателям, а небольшие фирмы страдают от того, что цены для них неподъемные на тот или иной товар, нужный для их бизнеса.

Более крупные компании имеют скидки из-за того, что они закупают сразу много товаров, для мелких компаний таких скидок нет и цена остается большой.  

Мелким фирмам приходится тратить много средств на логистику, так как доставка осуществляется небольшими частями, и для одного клиента. Непрямые закупки тратят много денег из бюджета. Иногда получается настоящая чехарда, если предметов закупок много, и в каждом разобраться не хватает ни времени, ни сил одному только одному отделу закупок. 

Выгода  КУЗ 

Пулу, в который объединятся несколько физических лиц или юридических лиц, поставщики готовы предложить более выгодные условия, более лучший сервис, так как совместный объем закупок очень высок  и каждый участник КУЗ - коллективного участника закупок при этом будет экономить как минимум 25 % всех затрат.   

Один человек или фирма берет на себя всю организацию тендерно - договорной работы, отслеживает стоимость контракта, анализирует, выстраивает логистику.

А фирмы КУЗ не тратят на это деньги - это тоже экономия для всех фирм КУЗ.Также фирмы могут сфоркусироваться на том, куда вложить затраты - например, улучшить упаковку, найти новое сырье.  

Расходы на проведение закупочной процедуры становятся минимальными поскольку они делятся между всеми участниками КУЗ.  

После того, как с поставщиком заключен контракт, организатор закупок может сделать анализ рынка, отследить его тенденции , уровень сервиса и провести полный контроль цен и условий.  

А также решать все проблемы с закупками, в то время, как фирмы участкники не будут даже образовывать отдел закупок.

Или, к примеру, одна компания занимается работой одного профиля, а ей предстоит провести совсем другие работы, в которых она заинтересована, но у нее нет достаточно мощности и сил для того, чтобы такие закупки осуществить и провести такие работы. Тогда КУЗ очень актуален.   

Образование КУЗ 

В группу юридических лиц, входящих в КУЗ  могут войти разные фирмы, у них может быть разный адрес регистрации, и разные источники капитала. Группа физических лиц представляет собой коллектив из физических лиц или индивидуальных предпринимателей. Они тоже объединяются для коллективных закупок в единого участника. 

Образование КУЗ  узаконено ст. 3 п.4, п.5 44 ФЗ частью 5 №223 «О закупке продукции», который датируется 18.07. 2011 г.    

Нужно знать, что в случае физических лиц объединяться имеют право только физические лица и ИП, но не физические лица и ИП с ЮЛ. Заключать КУЗ физическим лицам с фирмой запрещено.  

Также запрещено становиться  генеральным подрядчиком, привлекающим для закупок  посредников, то есть коллективные закупки должны осуществлять  именно коллективными участниками закупок с едиными правами и обязанностями.   

КУЗ выгоден и поставщикам продукции, которую закупают, у них открывается больше возможностей для торгов, когда одну заявку подают сразу несколько лиц.     

Договор простого товарищества  

Главный документ, который поможет стать коллективным участником закупки, является соглашение к договору простого товарищества. В нем прописаны права и обязанности каждого участника объединения.  

Исключение для составления такого документа являются случаи, когда документы участвуют в каком либо конкурсе, тогда они не могут стать участниками коллективных закупок.  В остальных случаях все можно и это подтвержено ст 1041 ГК РФ. Такой договор может быть оформлен и ИП, и ФЛ, и ЮЛ.    

Договор простого товарищества подтверждает обязательства всего вновь созданного коллектива.  

Что входит в договор?  

Во- первых обязанности и права всех, участников КУЗ, как для совместной деятельности, так и для распределения прибыли или же продуктов, которые закупаются. Это сразу должно быть прописано в договоре.  

Во-вторых, сроки работ и ее объемы. В-третьих, прописано, кто будет уполномочен представлять КУЗ, кто будет уполномочен организовывать и вести переговоры, оформлять и подписывать документы и проводить работы с заказчиками.  

В- четвертых, в договоре важно прописать, как будут проходить расчеты и перевод средств. Нет  закона, о том, как должно быть составлено соглашение простого товарищества,значит оно может быть составлено в свободной форме.   

А вот дата, подписи, предмет договора, вклады участников, все моменты, которые оговораиваются при использовании совместной собственности, в этом соглашении должны быть обязательно.  

При этом каждый участник должен понимать, что отвественность за выполнение соглашений возлагается на всех участников, то есть становится солидарной. И это тоже должно быть прописано в соглашении простого товарищества при создании КУЗ.  

Участие в конкурсе  

Если КУЗ участвует в торгах или конкурсе, то чтобы заявку КУЗ одобрили, все его участники должны дать согласие, что они готовы участвовать в конкурсе. Все они действительно должны быть способны исполнить работу и обязанности, которые на них возложены  по условиями соглашения. Также заявка должна соответвовать всем критериями конкурентной документации. 

Если условия выполнены, то заявка принята, если нет - отклонена. Если же все в порядке, то между участниками КУЗ и заказчиками заключается контракт, при этом порядок оформления должен устанавливаться заказчиком. Это правило указано в письме Минэкономразвития №Д-28и-2071 от 16 августа 2016 года.  

При этом подписываться под контрактом и заключать его будут с главой КУЗ ,которому доверили все полномочия на основании договора соглашения простого товарищества. Копия соглашения КУЗ к коллективной заявке всегда должна быть приложена.  

Алгоритм организации КУЗ 

Единый порядок подачи документов не установлен. В письме письме Минэкономразвития №Д28-и-993 от 12 апреля 2016 года сказано, что сам заказчик может и должен установить этот порядок при подписи документов. 

Для того, чтобы начать действовать, следует осуществить такую последовательность. 

Первое - заключить соглашение о простом товариществе и составить доверенность на одного участника КУЗ. 

Второе - написать коллективную заявку, в полном соответствии с положениями конкурсной документации 

Третье - включить в заявку копии учредительных документов, лицензии на право деятельности, о квалификации ФЛ или ЮЛ, допуски к деятельности, которой занимаетесь. Например, если фирма выращивает саженцы и продает их, то необходимо наличие свидетельства, что фирма допущена к орагнизации питомника по выращиванию растений.

Нужно также включить документы о финансовой стабильности и документы доказывающие, сколько заказов выполнили разные участкники КУЗ 

Четвертое - на заявке нужно поставить подписи всех участников КУЗ. 

Пятое - подать заявку 

Шестое- ожидать результатов конкурса  

Седьмое - заключить контракт, если КУЗ выиграл конкурс.  

Требования к КУЗ 

Их определяет заказчик. Они могут быть такими: каждый из участников КУЗ должен обладать правом участия, и этому должны быть подтверждения - лицензии,  оборудование для такой работы, наличие профессионалов, спсобных ее выполнить.

Один из всех должен быть наделен остальными, полномочием на подачу заявки, на возможность ставить свою подпись, под документами и протоколами.  

Каждый из участников не должен быть замечен в реестре организаций не выполняющих свои обязательства. Доказательства выполнений обязательств должны быть получены заказчиком по его просьбе.  

Можно предоставить доказательства заказов, которые фирма выполнила. И эти выполненные заказы для участия в конкурсе можно суммировать в одно целое, чтобы было больше шансов заключить договор с заказчиком.

Также заказчик имеет право включить в договор пункт о том, что он может в любое время расторгнуть договор, если кто-то из участников не выполняет соглашения.